Les obligations de l'employeur : mode d'emploi

Lors de l'exécution d'un contrat de travail, salariés et employeurs sont tous deux liés par des obligations. L’employeur doit en effet veiller à la santé et à la sécurité de ses travailleurs en mettant en place des actions de prévention, d’information et de formation.  Il est très important d’avoir connaissance de l’ensemble de ces obligations car en cas de non-respect, la responsabilité civile et/ou pénale de l’employeur peut être engagée. Retrouvez l’ensemble des obligations de l’employeur dans notre synthèse.

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Les obligations de l’employeur dans le cadre d’une première embauche 

Dans le cas d’une première embauche au sein d’une entreprise, l’employeur se doit d’effectuer plusieurs démarches préalables et de respecter un certain nombre d’obligations :

• Se renseigner auprès du juriste en droit social sur les aides préalables à l’embauche
• Se procurer le registre unique du personnel
• Se procurer la convention collective applicable à votre entreprise
• Procéder aux affichages obligatoires
• Rédiger le document unique d’évaluation des risques professionnels
• Ouvrir un contrat collectif obligatoire de frais de santé et un contrat de prévoyance.

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Les obligations d’un employeur pour chaque embauche de salarié 

À la suite de chaque embauche d’un salarié, plusieurs actions sont à respecter par l’employeur :

• Déterminer les conditions de l’embauche : l’emploi, la classification, le salaire, la durée du travail et le lieu de travail.
• Réaliser la déclaration préalable à l’embauche au plus tôt huit jours avant la date prévue de l’embauche et au plus tard quelques heures avant l’embauche. Elle permet notamment d’immatriculer le salarié à la sécurité sociale.
• Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel.
• Informer la médecine du travail de l’embauche qui déterminera la nécessité de faire une visite médicale d’embauche ou une simple visite de formation.
• Réaliser un contrat de travail écrit et le faire signer au salarié avant l’embauche.
• Procéder à l’affiliation aux caisses de prévoyances, de mutuelle.
• Conserver les justificatifs de dispense à d’éventuelles cotisations (prévoyance, mutuelle, etc..)
• Remettre un bulletin de salaire au salarié tous les mois.

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Les documents et les informations à remettre au salarié 

A l’arrivée d’un salarié, il est important de lui remettre ces quelques documents :

• Une notice d’informations résumant les conditions de la couverture de prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire en place dans l’entreprise et la décision unilatérale de l’employeur en cas de mise en place par l’entreprise.
• Une fiche horaire pour qu’il mentionne ses heures de travail.

Les informations suivantes sont également à communiquer au salarié par l’employeur :

• Sur les dispositifs d’épargne salariale existants dans l’entreprise par écrit (livret d’épargne).
• Sur les textes conventionnels applicables dans l’entreprise.
• Sur les usages en vigueur au sein de l’entreprise.

L’employeur doit également procéder à l’information par tout moyen (affichage, intranet, livret d’accueil...) des informations suivantes :

• Harcèlement sexuel et moral
• Discrimination sur le lieu de travail et dans les locaux
• Numéro du service d’accueil téléphonique ayant pour mission la prévention et la lutte contre les discriminations.

En savoir plus sur l'affichage obligatoire en entreprise

Les obligations de l’employeur liées aux effectifs

Si les effectifs sont égaux ou supérieurs à 11, la mise en place d’un CSE (comité social et économique) sera donc obligatoire.

Concernant les effectifs de 50 salariés et plus, il sera obligatoire de mettre en place :

• Un règlement intérieur
• Un accord de participation
• Employer un pourcentage de l’effectif en matière de personne présentant un handicap.

Quelles sont les obligations liées à l’entretien individuel ?

Le salarié bénéficie tous les 2 ans (et au retour d’une absence de longue durée) d’un entretien professionnel avec son employeur afin d’étudier ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié dans l’entreprise.

Obligations Employeur Salarié

À l’arrivée d’un salarié, l’employeur doit lui remettre des documents essentiels tels qu’une notice d’information sur la couverture prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire, ainsi qu’une fiche horaire pour le suivi du temps de travail. Il doit également communiquer les informations relatives aux dispositifs d’épargne salariale, aux textes conventionnels applicables et aux usages de l’entreprise, tout en garantissant l’accès à des informations sur la prévention du harcèlement, de la discrimination et le numéro du service d’accueil compétent.

Selon la taille des effectifs, des obligations supplémentaires s’appliquent, comme la mise en place d’un CSE, d’un règlement intérieur ou d’un accord de participation, ainsi que l’emploi de personnes en situation de handicap. Enfin, chaque salarié bénéficie d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’un état des lieux récapitulatif tous les six ans, rappelant l’importance de suivre attentivement ses obligations.

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